ERP Audit

Das ERP-Projekt-Audit hat die Aufgabe, ein ERP-Projekt in der Auswahldurchführung hinsichtlich seiner Neutralität, seiner Budgeteinhaltung, seiner Entscheidungsfindung und -begründung zu analysieren und zu bewerten, ferner wird die Inbetriebnahmedurchführung untersucht und der Erfolg der Inbetriebnahme geprüft. Dieses Audit findet im direkten Gespräch mit den an der Durchführung und Entscheidung betroffenen Fachabteilungen sowie mit der Projekt- und Geschäftsleitung statt. Basis sind die Ausschreibungs- oder Inbetriebnahmeunterlagen sowie ein auf das Projekt ausgerichteter Fragenkatalog.

Das Projekt-Audit hat den Charakter einer Revision; mit ihm sollen die Kosten in Relation zu den erreichten Zielen, zu dem Erfolg der Inbetriebnahme gesetzt werden. Insofern ist das Ergebnis des Projekt-Audits eine Art Rechenschaftsbericht.

In dem Projekt-Audit ergeben sich u.a. Fragen wie:

Auswahl
- Waren die zur Auswahl stehenden Systeme in ihrer
Kernkompetenz kompatibel zur Kernkompetenz des
Unternehmens?
- Waren die funktionalen Löcher des ausgewählten Systems
bekannt?
- Wurde der Lizenzvertrag aktiv auf die Bedürfnisse des
Unternehmens abgeändert?
- Welche Parallelprojekte wurden eröffnet?
- War die Entscheidung "gut" abgesichert?

Inbetriebnahmevorbereitungen
- Konnten die Sollkonzeptionen aus dem Auswahlzeitraum
erfolgreich weiterverwendet werden?
- Inwieweit bestätigte sich das Auswahlergebnis? Kamen
erst in der Inbetriebnahmevorbereitung Probleme hoch?
- Wie groß waren die Kompromisse?
- Wer hat sich um Datenqualität gekümmert? Wurde ein
Projekt zur Datenqualität eröffnet?
- Musste eigene Kernkompetenz aufgegeben werden?
- Hat der Beratungspartner der Auswahl auch die
Inbetriebnahme begleitet?

Inbetriebnahme
- Verlief die Inbetriebnahme in Ruhe oder in wilder Hektik?
- War die Migration der Altdaten für die Fortführung der
Arbeiten erfolgreich?
- Würde dasselbe System und derselbe Systemanbieter
wieder ausgewählt werden?
- Hat sich der Aufwand gelohnt?
- Musste eigene Kernkompetenz aufgegeben werden?

Folgende Prüfungsinhalte werden in dem ERP-Projekt-Audit zum Beispiel umgesetzt:

- Systemauswahlverfahren
- Inbetriebnahmevorbereitungen
- Inbetriebnahme
- Projektkosten

Die genannten Aktivitäten sind auf das jeweilige ERP-Projekt auszurichten; die einzelnen Analysetätigkeiten hängen von dem/n ausgewählten System/en, von den Anforderungen, die sich aus Prozessdokumentationen ergeben, von der Zielreichung der Inbetriebnahme ab.

Ein Standard-ERP-Projekt-Audit dauert zwei Tage, zuzüglich einer zweitägigen Vorbereitung und einem Audit-Bericht, der einen Manntag Aufwand bedeutet. Letztendlich hängt der Gesamtaufwand vom Umfang und der Tiefe der Auditierung ab; dies lässt sich nur in einem Vorgespräch klären. Wenn das Audit auf einen Firmenverbund ausgedehnt werden soll, weil externe Werke, Filialen oder auch verbundene Unternehmen beteiligt waren, kann der Aufwand ebenfalls nur nach Absprache festgelegt werden.